Bộ Nhận Diện Văn Phòng Gồm Những Gì? Vai Trò “Quyền Lực” Của Kẹp Tài Liệu Trong Branding

Không Chỉ Là Logo, Thương Hiệu Là Những Gì Khách Hàng Cầm Trên Tay

Rất nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng có Logo đẹp là đủ. Nhưng khi đi gặp khách hàng, nhân viên kinh doanh lại đưa một xấp giấy báo giá lộn xộn, kẹp tạm bằng cái ghim bấm rỉ sét. Hình ảnh đó ngay lập tức “tố cáo” sự thiếu chuyên nghiệp của công ty.

Để xây dựng niềm tin, bạn cần một Bộ nhận diện văn phòng (Office Stationery) đồng bộ. Nó giống như “bộ quân phục” giúp doanh nghiệp bạn tỏa sáng giữa đám đông đối thủ. Vậy bộ này gồm những gì và đâu là vũ khí bí mật? Hãy cùng In Sài Gòn Giá Rẻ tìm hiểu.

Mục lục bài viết

“Điểm Danh” 4 Món Không Thể Thiếu Trong Bộ Nhận Diện Văn Phòng

Một bộ ấn phẩm văn phòng cơ bản (Basic Kit) để vận hành doanh nghiệp trơn tru bao gồm:

A. Danh thiếp (Name Card)

Đây là “người lính tiên phong”. Tấm card nhỏ bé nhưng chứa đựng thông tin liên lạc và chức danh, là thứ đầu tiên bạn trao cho đối tác.

Một tấm in Card Visit được ép kim sang trọng hay bo góc tinh tế sẽ khiến đối tác muốn giữ lại trong ví thay vì vứt vào sọt rác.

B. Phong bì thư (Envelope)

Gồm phong bì nhỏ (A6) đựng hóa đơn/thư mời và phong bì lớn (A4) đựng hợp đồng. Phong bì cần in logo và họa tiết nhận diện ở góc trái hoặc nắp bao.

C. Giấy tiêu đề (Letterhead)

Là tờ giấy A4 có in sẵn logo mờ, địa chỉ công ty ở header/footer. Dùng để in báo giá, hợp đồng, công văn. Nó xác thực tính pháp lý và trang trọng của văn bản.

D. Kẹp tài liệu (Folder/Kẹp File)

Đây chính là “nhân vật chính” mà chúng ta sẽ phân tích sâu hơn ở phần sau.

Trọn bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp gồm folder card visit phong bì.

Kẹp Tài Liệu (Folder): “Người Hùng Thầm Lặng” Của Những Hợp Đồng Tiền Tỷ

Nếu Card visit là lời chào, thì Kẹp tài liệu (Folder) chính là “cái bắt tay” chốt hạ.

Folder là một bìa cứng (thường là giấy C300gsm) được gấp lại, có tai cài (túi đựng) bên trong để kẹp các tờ báo giá, catalogue, hợp đồng. Tại sao nó quan trọng?

Sự ngăn nắp: Thay vì đưa khách hàng 5-7 tờ giấy rời rạc dễ rơi rớt, bạn kẹp tất cả vào Folder. Khách hàng chỉ cần cầm 1 cuốn duy nhất. Rất gọn gàng và lịch sự.
Tính năng Marketing: Mặt trong của Folder thường in năng lực công ty, các dự án tiêu biểu hoặc lời ngỏ. Ngay cả khi khách hàng chưa đọc báo giá, họ đã bị ấn tượng bởi hình ảnh in trên bìa Folder.
Tích hợp Card visit: Tai cài của Folder luôn có khe rạch để gài danh thiếp. Đảm bảo thông tin liên hệ của bạn luôn đi kèm với bộ hồ sơ.

Một bộ hồ sơ dự thầu hoàn hảo thường bao gồm: Kẹp file chứa báo giá, hợp đồng mẫu và một cuốn in Catalogue giới thiệu sản phẩm chi tiết được cài gọn gàng bên trong.

Mẫu in kẹp file có tai cài đựng danh thiếp tiện lợi.

Quy cách in Folder chuẩn tại In Sài Gòn Giá Rẻ

Để chiếc kẹp tài liệu phát huy hết tác dụng, nó cần được gia công đúng chuẩn:

Kích thước: Khi gập lại là 22 x 31cm (lớn hơn khổ A4 một chút để đựng vừa giấy A4).
Chất liệu: Giấy Couche 300gsm (C300) là tiêu chuẩn vàng. Dày dặn, đứng form.
Gia công bề mặt:
- Cán màng mờ: Sang trọng, chống bám vân tay, chống nước nhẹ.
- Phủ UV định hình: Làm nổi bật logo trên nền bìa, tạo điểm nhấn hút mắt.

Đối với các hồ sơ thầu cần tính bảo mật cao, sau khi kẹp tài liệu vào Folder, doanh nghiệp thường dán niêm phong mép hồ sơ bằng in tem bảo hành (tem vỡ) để đảm bảo không ai đã mở ra trước đó.

Trao bộ hồ sơ năng lực kẹp file chuyên nghiệp cho đối tác.

Kết luận

Đừng để một bản hợp đồng giá trị bị mất điểm chỉ vì những tờ giấy nhàu nát. Đầu tư vào in bộ nhận diện văn phòng, đặc biệt là Kẹp tài liệu, là khoản đầu tư sinh lời cao nhất cho hình ảnh thương hiệu.

Tại In Sài Gòn Giá Rẻ, chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói: