Rất nhiều khách hàng khi có nhu cầu in tờ rơi, in catalogue hay tài liệu văn phòng thường có thói quen gửi trực tiếp file gốc (Word, Excel, PowerPoint) cho nhà in. Họ nghĩ rằng “trên máy mình nhìn thế nào thì in ra sẽ thế đó”. Tuy nhiên, thực tế trong ngành in ấn lại hoàn toàn khác. Việc sử dụng các phần mềm văn phòng của Microsoft Office để in ấn chuyên nghiệp tiềm ẩn rất nhiều rủi ro khiến sản phẩm cuối cùng bị hỏng, gây lãng phí tiền bạc và thời gian.
Vậy tại sao không nên in bằng file Word/Excel? Hãy cùng phân tích chi tiết dưới đây.
Mục lục bài viết
Bản chất của phần mềm văn phòng và phần mềm thiết kế
Trước hết, bạn cần hiểu rằng bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) được sinh ra để xử lý văn bản và trình chiếu trên màn hình, không phải để thiết kế đồ họa hay in ấn công nghiệp (Offset, in kỹ thuật số chất lượng cao).
Ngược lại, các phần mềm như Adobe Illustrator (AI), CorelDRAW hay InDesign được tạo ra để phục vụ việc in ấn với độ chính xác tuyệt đối về màu sắc và kích thước.
So sánh sự khác biệt giữa file word trên màn hình và bản in thực tế bị lỗi font
Những rủi ro “chết người” khi in file Word, Excel, PowerPoint
Dưới đây là 4 vấn đề kỹ thuật phổ biến nhất mà các xưởng in thường xuyên gặp phải khi nhận file Office từ khách hàng:
a. Lỗi Font chữ (Missing Fonts)
Đây là lỗi kinh điển nhất. Khi bạn thiết kế trên máy tính của mình, bạn sử dụng những font chữ đẹp mắt đã được cài đặt sẵn. Tuy nhiên, khi gửi file Word đó sang máy tính của nhà in, nếu máy của họ không có font chữ đó, phần mềm sẽ tự động thay thế bằng một font mặc định (thường là Arial hoặc Times New Roman). Kết quả là toàn bộ thiết kế của bạn bị “phá nát”, chữ bị nhảy dòng hoặc biến thành các ký tự lạ.
b. Sai lệch màu sắc (Hệ màu RGB vs CMYK)
Màn hình máy tính hiển thị màu theo hệ RGB (Đỏ – Xanh lá – Xanh dương), trong khi máy in hoạt động dựa trên hệ CMYK (Xanh lơ – Hồng – Vàng – Đen).
-
Word và PowerPoint mặc định hiển thị RGB.
-
Khi in ra, màu sắc sẽ bị xỉn, tối hơn hoặc sai lệch hoàn toàn so với những gì bạn thấy trên màn hình rực rỡ. Đặc biệt là các màu xanh dương đậm hoặc màu cam sáng.
Nếu bạn đang cần in catalogue giá rẻ với yêu cầu chuẩn màu thương hiệu, việc gửi file Word là điều tối kỵ.
c. Lỗi “Nhảy” bố cục (Layout Shift)
Word và Excel quản lý trang in không cố định như PDF hay ảnh. Chỉ cần máy tính của nhà in sử dụng phiên bản Word khác (ví dụ bạn dùng Word 2019, nhà in dùng Word 2010), hoặc khổ giấy thiết lập máy in khác nhau, toàn bộ văn bản, hình ảnh có thể bị đẩy sang trang khác, bảng biểu (table) bị vỡ hoặc mất nét kẻ.
d. Hình ảnh bị vỡ nét (Low Resolution)
Khi bạn chèn một tấm ảnh vào Word hay PowerPoint, phần mềm thường tự động nén dung lượng ảnh xuống để file nhẹ hơn. Điều này tốt cho việc gửi email, nhưng là “thảm họa” khi in ấn. Ảnh in ra sẽ bị mờ, vỡ hạt (pixelated), trông thiếu chuyên nghiệp.
Hiện tượng ảnh bị vỡ hạt và răng cưa khi in từ file powerpoint chất lượng thấp
Giải pháp là gì?
Nếu bạn không biết sử dụng các phần mềm thiết kế chuyên nghiệp như AI hay Photoshop, bạn vẫn có thể sử dụng Word/Excel nhưng BẮT BUỘC phải thực hiện thao tác sau trước khi gửi đi in:
Xuất file sang định dạng PDF (Portable Document Format)
PDF là định dạng “đóng băng” mọi thứ. Nó sẽ khóa chặt font chữ, bố cục và hình ảnh lại. Những gì bạn thấy trên file PDF là những gì nhà in sẽ thấy.
Cách làm:
-
Chọn File > Save As (hoặc Export).
-
Trong mục Save as type, chọn PDF.
-
Gửi file PDF này cho xưởng in.
Lưu ý: Ngay cả khi đã xuất PDF, màu sắc vẫn có thể sai lệch nhẹ do cơ chế RGB của Office, nhưng bố cục và font chữ sẽ được bảo toàn.
Hướng dẫn cách lưu file Word sang PDF để in ấn không bị lỗi
Khi nào thì có thể in file Word/Excel?
Bạn chỉ nên in trực tiếp từ file gốc trong các trường hợp:
-
In văn bản tài liệu đen trắng thông thường, không có hình ảnh phức tạp.
-
In hóa đơn, biểu mẫu nội bộ (Excel) không yêu cầu cao về thẩm mỹ.
-
In trên máy in văn phòng cá nhân của chính bạn.
Đối với các ấn phẩm quảng cáo cần sự chỉn chu như name card hay in decal lấy liền, hãy luôn yêu cầu file thiết kế chuẩn hoặc nhờ bộ phận thiết kế của nhà in hỗ trợ chuyển đổi file.
Kết luận:
Để sản phẩm in ấn đạt chất lượng “nét căng” và chuyên nghiệp, hãy hạn chế tối đa việc in từ file Word, Excel hay PowerPoint. Một thao tác nhỏ là chuyển sang PDF có thể cứu cả lô hàng in của bạn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xử lý file, hãy liên hệ ngay với đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi để được hỗ trợ kiểm tra file miễn phí trước khi in.
